6.3 Vastuun jakaminen seurassa
Gymnaestradan vastuuhenkilö
Toimii yhdyshenkilönä Gymnaestrada tapahtuman järjestäjiin ja osallistujiin. Huolehtii käytännön etukäteis- ja paikan päällä suoritettavista järjestelyistä Gymnaestradassa.
Hallitus
Vastaa seuran kehityksestä ja kehittämisestä. Hallitus huolehtii, että hallinnolliset tehtävät tulee huolehdittua asianmukaisesti ja ajallaan. Hallitus kokoontuu kerran kuukaudessa. Hallituksen kokouksiin on pääsääntöisesti kutsuttu myös toiminnanjohtaja. WhatsApp ryhmän viestintää käytetään myös tarvittaessa nopeiden asioiden hoitoon ja mielipiteiden vaihtoon.
Jäsenrekisterivastaava
Ylläpitää seuran jäsenrekisteriä. Tiedottaa seuran toimintaan mukaan mahtuneille kauden aloituksesta. Informoi varasijoille jääneiden mahdollisesta mukaan pääsystä. Päivittää tietosuojaselostetta ja kouluttaa ohjaajia tietosuoja-asioissa.
Koulutuskoordinaattori
Pitää kirjaa ohjaajien koulutuksista ja kannustaa ohjaajia kouluttautumaan. Järjestää tilanteen mukaan yhteiskoulutuksia. Toimii yhdyshenkilönä ohjaajien ja hallituksen kanssa koulutussuunnittelussa.
Laskutusvastaava
Laskuttaa seuran jäsenmaksut, tilaustunnit ja seuravaatetilaukset. Huolehtii maksuliikenteestä yhdessä tilitoimiston kanssa.
Mainonta- ja markkinointivastaava (sisältäen Somen)
Vastaa seuran markkinoinnin suunnittelusta ja toteutuksesta. Suunnittelee mainokset erilaisten sovellusten kuten Canva avulla. Julkaisee SoMessa (insta, face) seuraan liittyviä kursseja, tarjontaa, tapahtumia, toiminnan sisältöä (luvanvaraisesti). Päivittää seuran internet sivuja mainonnan ja tapahtumien osalta.
Ohjaajat
Ohjaajat tekevät kausisuunnitelmat ja suunnittelevat työnjaon vastuu- ja apuohjaajien kesken. Kauden ensimmäisellä kerralla pidetään pelisääntöjen läpikäynti ja ohjaajien esittely voimistelijoille vanhempien kera.
Vastuuohjaajille kuuluu ensisijaisesti ohjaustunnin suunnittelu, työnjaon koordinointi ja tunnin sujuvuuden takaaminen. Apuohjaajat osallistuvat vastuuohjaajan suunnittelemiin tehtäviin, avustavat radan kasaamisessa ja purkamisessa. Pienten ryhmissä apuohjaajat useimmiten hoitavat vessareissut ja lohduttamiset. Radalla ohjaajat jakautuvat suunnitelluille, ohjaajaa vaativiin avustuspisteisiin.
Ohjaajat huolehtivat omasta ja voimistelijoiden turvallisuudesta ja ergonomiasta.
Jokaiselle harjoittelupäivälle on oma vastuuhenkilö, joka huolehtii tarvittavista sujuvan harjoittelun takaamista toimenpiteistä. Esim. ilmoittaa loppumassa olevista kylmäpakkauksista, sidetarpeista, korjausta vaativista välineistä ym.
Ohjaajat luovat ryhmilleen WhatsApp ryhmät, jolla taataan nopea tiedonkulku.
Sairastapauksissa ensisijaisesti sairastunut ohjaaja itse pyrkii hoitamaan sijaisen tilalleen sijaislistalta tai viestittämällä ohjaajien WhatsApp ryhmään. Näin olemme saaneet tähän asti aina paikattua sairastapaukset niin, ettei ryhmien turvallisuustaso ole vaarantunut. Tarvittaessa otetaan yhteys toiminnanjohtajaan tai harrastekoordinaattoriin, joka järjestelee esim. pidempiaikaisen sairastumisen paikkauksen.
Rahastonhoitaja (ulkoistettu tilitoimistolle)
Tilitoimisto hoitaa palkkojen maksun ja laissa vaaditut muut maksut, ohjaajakorvausten maksut ja ilmoitukset, kirjanpidon ja rahaliikenteen tiedotukset.
Seuran taloustilanteen arviointi tapahtuu yhdessä toiminnanjohtajan ja hallituksen kanssa. Erityisesti suuret hankinnat käsitellään myös ohjaajien kanssa yhteistyötä tehden.
Toiminnanjohtaja maksaa pääsääntöisesti laskut ja tiliöi ne. Toiminnanjohtaja on tiiviissä yhteistyössä tilitoimiston kanssa.
Seurafysioterapeutti
Antaa tarpeen mukaan yksilöllisiä harjoitusohjeita voimistelussa kehittymisen ja turvallisen harjoittelun tueksi voimistelijoille.
Seuravaatevastaava/ seuratuotevastaava
Seuravaate- ja tuotevastaava luo suhteet yhteistyökumppaneihin ja neuvottelee tarjoukset. Hän vastaa seuravaatetilauksista, laskuista ja luovutuksista. Seuravaatevastaava on myös apuna sovituksissa ja mallien suunnittelussa, jotta tuotteet saadaan tarpeita vastaaviksi. Seuravaatevastaava on myös apuna ns. ulkopuolisten esiintymisasujen hankinnoissa kuten esim.Gymnaestradan asujen tilauksissa.
Sisäinen kouluttaja
Pitää huolta ohjaajien perehdyttämisestä ja pitää sisäisen koulutuksen vähintään kerran kaudessa toiminnan laadun varmistamiseksi. Auttaa ohjaajia tarpeen mukaan ohjaustyön suunnittelussa ja toteutuksessa.
Tiedotusvastaava
Tiedotusvastaava hoitaa virallisen sähköpostitiedotuksen isommista tapahtumista jäsenistölle ja ohjaajakokouksien muistiot ohjaajille. Ohjaajille on myös luotu päiväkohtaiset ohjaajien WhatsApp ryhmät sekä koko ohjaajakaartin kattava WhatsApp ryhmä. Hallituksella on oma WhatsApp- että sähköpostirinki.
Telineturvallisuusvastaava
Huolehtii telineiden käyttökunnosta ja turvallisuudesta sekä osallistuu hankintojen suunnitteluun, valintaan ja toteutukseen.
Toiminnanjohtaja
Vastaa seuran päivittäisestä käytännön toiminnan sujuvuudesta. Toimii yhteistyössä kaikkien vastuualueen omaavien henkilöiden kanssa. Toiminnanjohtajajalle ohjataan ensisijaisesti seuran asioita koskevat tiedustelut ja selvittelyt niin seuran sisäisissä kuin ulkopuolisissa asioissa. Toiminnanjohtaja toimii myös päävalmentajana.
Toiminnanjohtaja hoitaa koko seuraa koskevat tiedotukset.
Ongelmanratkaisupolun vastaava
Toimii sovittelijana ja yhteyshenkilönä haastavissa tilanteissa, joissa esimerkiksi ohjaajien resurssit eivät riitä. Vastaavaan voi ottaa yhteyttä myös itse harrastaja, harrastajan huoltaja, ohjaaja tai seuratoimija.